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    1. 什么!市值超万亿美元的亚马逊 竟然禁用PPT

      admin 2022-03-26 12:08 幻灯片

        如果你问亚马逊最近招聘的员工,他们加盟公司以来感到最意外的是什么?高居榜首的答案肯定是:

        在亚马逊开会,简短的问候和寒暄之后,大家坐在会议桌旁。这时,会议室会变得寂静无声,没有人说话。为什么会寂静无声呢?因为在开始讨论前,大家必须阅读一份六页纸的书面文本。

        亚马逊依靠书面文字阐述和沟通想法的程度远胜于大多数公司,这使它获得了巨大的竞争优势。本章将讨论亚马逊为何弃用及如何弃用PPT(或其他任何展示软件)而改用书面叙述体文本及其带给亚马逊的益处——你的公司也会从中获益。

        亚马逊主要采用两种叙述体文本:第一种叫作“六页纸备忘录”(six-pager),用于阐述、评议和提出各种想法、流程或业务;第二种叙述体文本是“新闻稿/常见问题”(PR/FAQ),专门用于新产品开发的“逆向工作”流程。在本章中,我们将重点讨论“六页纸备忘录”,下一章我们再讨论PR/FAQ。

        亚马逊创立初期,作为“杰夫的影子”,我(柯林)的一大职责是管理S-Team会议的议程。这个会议每周二举行,通常会持续4个小时。会议80%的时间都用于讨论执行的问题,也就是说,公司如何推进S-Team目标的实现。在S-Team会议上,我们会挑选2~4个S-Team目标,然后对它们的进展情况“刨根问底”。会议的代价很高昂:从准备到召开,公司的高层领导们每周至少要花费半天时间。考虑到会议所做决策的类型,决策风险是很高的。

        在早期,每次“刨根问底”开始时,都是相关团队陈述自己工作目标的进展情况。通常,团队的某个或多个成员会借助PPT幻灯片做口头陈述。我们发现,这种陈述往往无法达到原本的目的。陈述形式让人很难评估工作的实际进展,而且会妨碍陈述按计划进行。总之,这种“刨根问底”形式让陈述人和听众都感到沮丧,效率低下,容易出错。

        我和杰夫经常讨论如何改进S-Team会议。2004年年初,经过一次特别艰难的PPT陈述后不久,我们坐飞机出差,途中有一段时间无所事事(当时,飞机上还没有Wi-Fi),于是我们阅读并讨论了哈佛大学教授、信息视觉化权威爱德华.R.塔夫特(Edward R.Tufte)的文章《PPT的认知方式:金玉其外、败絮其中》(The Cognitive Style of PowerPoint:Pitching out Corrupts Within)。1塔夫特用一句话道出了我们所处的困境:“分析越具有因果性、多变量、比较性、证据支撑性,信息的密度越高,PPT的害处就越大。”这种描述完全符合我们的S-Team会议讨论:非常复杂,相互牵连,需要探究大量的信息,决策带来的后果越来越重大。线性推进的幻灯片不太适合这种分析:幻灯片很难让人相互参考想法;文字稀少,无法充分地表达想法;视觉效果与其说给人启发,不如说让人分心。PPT没有让事情变得清楚而简单。相反,它会使讨论缺乏重要的细微差别。我们开会时,即使陈述者给出了注释、视频等支撑信息,PPT陈述也远远不能充分表达。

        此外,亚马逊的听众都是日程安排很满、经验丰富的公司高管,他们渴望尽快把握问题的核心。他们完全不理会幻灯片,而是不停地向陈述者提出问题,催促他说重点。有时候,这些问题根本无助于弄明白某个点或使陈述顺利进行,反而会使整个会议远离讨论的主题。有的问题提得过早,下一张幻灯片才会给出答案,因而陈述者会被迫重复同样的内容。

        塔夫特提出了一种解决办法。他在文中写道:“对于正式的陈述,可以将PPT替换为包含文字、数字、数据图形和图片的纸质材料。纸质材料的信息密度高,可以为阅读者提供证据语境,并对证据加以比较、引述和重组。相比之下,PPT的信息密度低、容易遗忘,让听者处于迷茫和被动的状态,还会降低陈述者的可信度。”

        塔夫特提供了一种明智的做法:“大型组织要完成这种转换,需要明确的行政命令:从现在起,做陈述的软件必须是微软的Word,不能用PPT。要习惯用它。”基本上,我们就是这样做的。

        塔夫特的文章并非我们改用叙述体唯一的推动力,但它阐明了我们的想法。2004年6月9日,S-Team成员都收到一封电子邮件,主题是:“从现在起,S-Team会议不再使用PPT做陈述。”2这封邮件简单而直接,但影响巨大:从那天起,在S-Team会议上,所有S-Team成员都必须写简短的叙述文来陈述自己的想法。PPT从此被禁用。

        这封邮件是由我(柯林)发送的——当然得由杰夫授意,因为如此重大的变革,公司里只有他才能授权。发完邮件后,我感觉非常棒。我们终于找到了提高S-Team会议效率的方法,因此,我以为这封邮件会大受欢迎。但是,我想错了。邮件迅速传遍亚马逊管理层,瞬间的、几乎普遍的反应是:“你是在开玩笑吧?!”当天晚上和接下来的几天,大量的电话和电子邮件向我涌来,询问相关情况。那些两周内就要做陈述的S-Team成员,抗议尤其强烈。他们必须马上理解这个新的叙述流程,学会高效地使用现有的工具。毕竟,酝酿数月的新想法,其命运取决于会议的结果。

        对于这种反应,我们也许不应该感到意外。2004年6月9日之前,亚马逊的许多会议一直都默认采用PPT作为交流想法的工具,很多公司过去和现在也都是这样做的。它的好处和风险,大家都非常清楚。倾听魅力非凡的高管借助精妙的话语、跳动的图片和优雅切换的幻灯片做令人振奋的陈述,还有比这更令人愉悦的事情吗?但如果几天后你无法想起他陈述的细节,怎么办?最难受的是,即使陈述的结构混乱、模板单调、文字太多太小而无法看清,你也得强忍着听完。更糟糕的是,陈述者如果因为紧张而说话结巴、仓促地切换一张张幻灯片,会让人感到如坐针毡。

        然而,采用PPT的真正风险,是它会影响决策:即使想法不怎么样,善于表达的陈述者也可以引领团队同意;结构混乱的陈述会让人困惑,因而讨论会变得杂乱无章、缺乏重点,本来很好的想法未能得到认真考虑;单调、乏味的陈述会麻木听众的大脑,他们会走神或开始查看电子邮件,因而错失潜藏于单调的说话声和平淡的图片之中的好想法。

        掌握叙述体陈述的方法,需要花时间。首先,叙述体应该采用什么形式,这并没有任何既定规则。对于变革的原因,杰夫给出了简短的解释:

        写4页纸的备忘录,比“写”20张PPT更难,因为备忘录的结构是叙述性的,因而会迫使你深入思考和理解什么更重要,以及想法如何关联。

        按照今天的标准,我们最初所做的那几次叙述体陈述糟糕得可笑。有些团队忽视了篇幅限制——叙述体备忘录要足够简洁,才能在会上读完。有的团队满腔热忱,觉得篇幅太短无法充分地表达自己的想法,竟然写了三四十页。知道我们对篇幅限制是认真的,有些团队就选择小号字体,缩小页面空白,采用单倍行距,每页尽量多挤入文字。我们想要的,是写作的益处,不是16世纪的文本样式。

        逐渐地,我们确定了标准格式:长度——最多6页,不许在版式上耍小聪明,可用附录补充相关信息或支撑材料,但不要求会上阅读。

        柯林.布里亚和比尔.卡尔于20世纪90年代末加盟亚马逊。在《亚马逊逆向工作法》一书中,两位长期任职于亚马逊的公司高管揭示和整理了驱动这家公司成功的工作方法和管理原则。凭借其加起来为亚马逊工作27年的经历——大部分时间都处于公司发展初期和创新阶段,催生了Kindle电子书阅读器、金牌会员服务Amazon Prime等里程碑式的产品和服务——柯林和比尔以内幕人士的身份讲述了亚马逊与众不同的工作法。

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